会展现场管理的分类

时间:2022-09-16 09:39 点击: 次

现代意义上的“会展”或“展会”并不是孤立的“展”“会”或“展览”，而是有将展览与会议、与各类贸易、赛事、旅游、艺术节等节事活动相结合的趋势。这一方面是展会与展览、会议、节事活动的内在联系使然，另一方面则反映了主办者对展会的重视，希望更隆重、更有效地举行。它大大地丰富了展会的内容，提高了展会的档次，增加了展会的吸引力。因而，可以说会展也就是会议、展览、节事等集体性活动的简称，是指在一定地域空间，由多个人集聚在一起形成的，定期或不定期的集体性的物质、文化交流活动。因此，广义的会展现场包括展览、会议、节事活动等在内的全部有形场所和设施，以及全部相关无形要素在现场的集合。
狭义的会展现场一般包括室内外场馆及其配套活动场所与设施，如场馆的门禁系统、馆区连接通道、贵宾接待室、开(闭)幕典礼及相关活动场所、休息餐饮场所、卫生间、停车场等。有时特指会议现场、展览现场或节事活动现场。
会展现场管理是会展项目管理的一个实施、执行环节。简而言之，会展现场管理是指会展项目的主办、承办者(组展商)以及会展场馆商为完成既定的会展目标，对发生在会展活动场所(会议室、展览厅、露天广场、礼堂、运动场等)的会展活动所实施的一系列的组织、控制、沟通、服务等工作的过程。按照会展活动所包含的内容，可以将会展现场管理分为会议的现场管理、展览的现场管理以及节事活动的现场管理等类别。
成功地召开一次会议，需要主办者的精心设计、策划与管理。如对会议和活动进行日程安排，它需要细致考虑与会者到达时间、最初的活动安排、与会者的预期、与会议主题的关系以及各类会议等。会议的现场管理主要是为了确保会议的顺利、高效进行，其管理的内容涵盖会前的准备、会间工作以及会后收尾工作等方面。
会前准备主要围绕会议通知、会场布置、会议编组、证件制发、交通接送以及安全保障等方面进行现场管理。会间工作主要围绕人员签到、迎候入座、文件印发、会议记录、参观引导、会场调度、现场指挥、生活服务等方面进行现场管理。会后收尾主要围绕票务安排、文件清退、财务结算、会场清理等各个环节进行现场管理。在会议的现场管理中，一定要有明确的分工，由会务负责人统一高度指挥。